Najczęściej Zadawane Pytania (FAQs)

EDI (Electronic Data Interchange) to system elektronicznej wymiany danych umożliwiający bezpośrednie i zautomatyzowane przesyłanie dokumentów biznesowych pomiędzy systemami informatycznymi różnych firm. Umożliwia to szybszą, dokładniejszą i efektywniejszą komunikację biznesową.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma stworzona przez polskie Ministerstwo Finansów, która od 1 lipca 2024 roku będzie obligatoryjną platformą do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną we wszystkich przedsiębiorstwach. System ma na celu cyfryzację usług organów skarbowych i umożliwia bezpieczną, zautomatyzowaną wymianę i przechowywanie faktur elektronicznych.

PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) to polska platforma stworzona do realizacji obowiązku odbioru faktur elektronicznych przez administrację publiczną, nałożonego przez Dyrektywę 2014/55/UE. Platforma obsługuje nie tylko jednostki publiczne, ale także przedsiębiorców, umożliwiając efektywne przetwarzanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

Faktura PDF to elektroniczna wersja tradycyjnej faktury papierowej, zazwyczaj skan lub obraz dokumentu, który nie jest ustrukturyzowany, co oznacza, że dane nie są łatwo dostępne do automatycznego przetwarzania.

Faktura EDI (Electronic Data Interchange), taka jak XML czy EDIFACT, jest cyfrowym dokumentem, który przesyłany i automatycznie przetwarzany za pomocą systemu EDI. Jest to ustrukturyzowany format faktury, co umożliwia jej automatyczną obróbkę. Dzięki ustrukturyzowanym danym, faktury te można łatwo przetwarzać w systemach informatycznych.

Faktury ustrukturyzowane, jak te w systemach PEF czy KSeF, są również formą faktur EDI. Wykorzystują one ustrukturyzowany format XML (w przypadku PEF jest to UBL), podobnie jak faktury EDI. Standardy faktur używanych w PEF i KSeF są przykładami specyficznych schematów ustrukturyzowanych faktur, które są zaprojektowane do spełnienia określonych wymagań regulacyjnych lub biznesowych.

Ogólnie rzecz biorąc, faktura elektroniczna to termin obejmujący wszystkie typy faktur generowanych i przesyłanych elektronicznie, włączając PDF, EDI i ogólnie faktury ustrukturyzowane. Format wybrany do generowania i przesyłania faktur zależy od potrzeb i zdolności technologicznych zarówno nadawcy, jak i odbiorcy

Tak, e-faktury są w pełni zgodne z prawem. Warunkiem jest, aby były wystawiane i przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym zasadami dotyczącymi podpisów elektronicznych i archiwizacji.

Operator EDI zapewnia usługi umożliwiające zautomatyzowaną wymianę dokumentów biznesowych pomiędzy partnerami biznesowymi za pomocą technologii EDI. Operator EDI pełni rolę tłumacza i przekaźnika, konwertując dokumenty z formatu używanego przez jedną stronę na format rozumiany przez drugą stronę i przekazując te dokumenty pomiędzy stronami

Nie, nie musisz. Operatorzy EDI mają możliwość wymiany danych między sobą, co oznacza, że Ty i Twój kontrahent możecie używać różnych operatorów EDI.

Twój system ERP musi być w stanie generować i przetwarzać dane w formacie, który jest zgodny z wymaganiami EDI. Często oznacza to, że musi być w stanie generować dane w formacie XML lub innym ustrukturyzowanym formacie danych. Może również wymagać integracji z usługami operatora EDI.

Najprostszym sposobem jest po prostu zapytanie kontrahenta. Możesz również sprawdzić, czy kontrahent ma wymienionego operatora EDI na swojej stronie internetowej lub w dokumentacji. Możesz także sprawdzić czy kontrahent posiada numer GLN nadany przez organizację GS1. W Polsce można to sprawdzić pod adresem www.gepir.pl . Posiadanie numeru GLN nie potwierdza korzystania z usług EDI ale go uprawdopodabnia – poza nielicznymi wyjątkami nr GLN jest niezbędny jako identyfikator w świecie EDI.

Czas wdrożenia komunikacji EDI może się różnić w zależności od różnych czynników, takich jak skomplikowanie systemu ERP, liczba kontrahentów, do których ma być podłączony, oraz formatów danych, które muszą być obsługiwane. W przypadku prostych wdrożeń, może to zająć kilka tygodni, ale dla bardziej skomplikowanych wdrożeń może to zająć kilka miesięcy.

Tak, usługa EDI umożliwia bezproblemowe połączenie z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Dzięki rozwiązaniom takim jak KSeF Connect oferowanym przez EDISON, część Grupy EDITEL, możesz skutecznie i efektywnie zarządzać e-fakturami zgodnie z wymogami KSeF, wykorzystując zalety komunikacji EDI. KSeF Connect pozwala na tłumaczenie formatów e-faktur, walidację danych, wsparcie dla wielu systemów ERP i wiele innych funkcji. Aby dowiedzieć się więcej na ten temat, zapraszamy pod adres [podaj adres strony], gdzie znajdą Państwo szczegółowe informacje na temat tego rozwiązania.

Tak, Grupa Editel obsługuje kontrahentów nie tylko z Polski, ale z całej Europy i poza nią. Mając 40 lat doświadczenia w branży EDI, Editel z powodzeniem odnosi się do lokalnych uwarunkowań różnych krajów. Posiadamy szeroką sieć połączeń z sieciami handlowymi, dystrybutorami i producentami w całej Europie. Dzięki temu oferujemy naszym Klientom znaczną przewagę konkurencyjną.

AS2, AS4, SFTP, OFTP2, X400 to protokoły komunikacyjne służące do bezpiecznego przesyłania danych w sieci. Jako operator EDI znamy i obsługujemy te oraz wiele innych protokołów komunikacyjnych, aby zapewnić najwyższą jakość naszych usług. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w Słowniku (link http).

WebEDI to forma EDI, która umożliwia użytkownikom przesyłanie i odbieranie dokumentów EDI za pomocą przeglądarki internetowej. To rozwiązanie jest często wykorzystywane przez małe i średnie przedsiębiorstwa, które nie mają potrzeby lub zasobów na wdrożenie pełnego systemu EDI. Pełne EDI, z drugiej strony, zazwyczaj obejmuje bezpośrednią integrację systemów EDI z systemami ERP lub innymi wewnętrznymi systemami firmy, co umożliwia większą automatyzację i efektywność.

Tak, archiwizacja e-faktur jest obowiązkowa. Zgodnie z polskim prawem podatkowym, przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania kopii wszystkich faktur przez okres 5 lat od końca roku podatkowego, w którym faktura została wystawiona.