KSeF – Krajowy System e-Faktur
Prezydent Andrzej Duda podpisał 7 czerwca 2024 r. nowelizację ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przesuwającą termin obowiązkowego e-fakturowania na 1 lutego 2026 r. – poinformowała Kancelaria Prezydenta RP.
Czym jest KSef i jak działa?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to polski system rejestracji, odbioru i przechowywania faktur w ustrukturyzowanej formie, stworzony przez polskie Ministerstwo Finansów. Od lutego 2026 r. jego stosowanie będzie obowiązkowe dla wszystkich firm i instytucji. Ten długo zapowiadany krok nie tylko usprawni system podatkowy, ale także pomoże w cyfryzacji transakcji biznesowych.
Ustrukturyzowana faktura elektroniczna to rodzaj faktury elektronicznej, której struktura musi być zgodna z określonymi specyfikacjami. Ma postać ustrukturyzowanej wiadomości XML, która umożliwia odbiorcom jej automatyczne przetwarzanie. W praktyce oznacza to, że faktury muszą być przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – Krajowego Systemu E-Faktur (KSeF) – i oznaczone przypisanym numerem, który identyfikuje fakturę w tym systemie. Bez numeru identyfikacyjnego byłby to jedynie dokument sprzedaży. Szacuje się, że codziennie do KSeF wysyłanych jest około 1 miliona faktur. Polska będzie czwartym krajem, który wdroży takie rozwiązanie. Włochy, Hiszpania i Portugalia już uruchomiły taki system.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Podstawą prawną wprowadzenia KSeF jest ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, która określa ogólne ramy funkcjonowania systemu.
7 czerwca 2024 r. Prezydent RP podpisał nowelizację tej ustawy, dotyczącą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowelizacja ta przesuwa termin obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF z 1 lipca 2024 roku na 1 lutego 2026 roku.
Pierwotnie obowiązek ten miał wejść w życie 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT, a od 1 stycznia 2025 roku dla podatników zwolnionych z VAT. Nowelizacja daje przedsiębiorcom dodatkowy czas na dostosowanie swoich systemów do wymagań KSeF, co jest kluczowe dla przygotowania się do nowego sposobu e-fakturowania.
Od czasu wejścia w życie ustawy podjęto intensywne prace nad wdrożeniem systemu: przeprowadzono projekt pilotażowy z udziałem podatników oraz stworzono platformę testową. Od stycznia 2022 r. podatnicy mogą z niego korzystać dobrowolnie. W czerwcu 2022 r. uzyskano zgodę Komisji Europejskiej na obowiązkowe stosowanie KSeF do przesyłania e-faktur (DECYZJA WYKONAWCZA RADY (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r.). Faktury strukturyzowane (e-faktury) staną się obowiązkowe i całkowicie zastąpią inne formy fakturowania z datą obligatoryjnego wdrożenia KSeF.
Kto będzie korzystał z Krajowego Systemu e-faktur?
Z KSeF będą korzystać wszystkie przedsiębiorstwa i instytucje. Ściślej mówiąc: podatnicy, podmioty określone przez podatników (np. biura rachunkowe), a także podmioty takie jak organy czy organy ścigania. Wszystkie faktury krajowe (zarówno te związane z łańcuchem dostaw, jak i administracyjne) będą przetwarzane przez KSeF. Warto zauważyć, że obowiązek przesyłania faktur do KSeF nie dotyczy podmiotów zagranicznych, w tym zarejestrowanych w Polsce dla celów VAT. Firmy te będą nadal wystawiać faktury na tej samej podstawie (w dowolnej formie elektronicznej lub papierowej). Istnieją dodatkowe ograniczenia. KSeF nie będzie już akceptował not korygujących, faktur RR ani faktur pro forma. Nie będzie również możliwe dołączanie dokumentów do faktury czy generowanie powiadomień o wystawionej fakturze.
KSeF Connect – najłatwiejsza droga do KSeF
Największym wyzwaniem dla firm jest najpierw tworzenie faktur w ich systemie ERP, konwertowanie ich do formatu KSeF, a następnie przesyłanie ich do KSeF. Najprostszym i najbezpieczniejszym sposobem spełnienia tych wymagań jest w pełni zautomatyzowana transmisja z rozwiązaniem KSeF Connect oferowana przez EDITEL Polska– członka Grupy EDITEL. Rozwiązanie EDITEL Polska zapewnia dostęp do KseF, spełnia wymogi regulacyjne i zapewnia usługi EDI, które wspierają procesy zarządzania łańcuchem dostaw. KSeF Connect skutecznie spełnia wszystkie wymogi prawne, przyspiesza płatności dzięki ustrukturyzowanym danym cyfrowym i oszczędza pieniądze dzięki zautomatyzowanym procesom.
KSeF Connect – funkcjonalności:
- Integracja systemów ERP / IT z KSeF
- Uwierzytelnienie z wykorzystaniem tokena KSeF lub e-pieczęci
- wysyłanie i odbieranie e-faktur oraz UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru)
- Tłumaczenie formatów e-faktur do i ze standardu KSEF
- Dostosowanie zakresu danych do standardu KSeF
- Obsługa potwierdzeń – możliwość pobrania KSeF ID dla każdej e-faktury
- Integracja e-faktur KSeF z komunikacją w łańcuchu dostaw (EDI)
- Pełna digitalizacja i automatyzacja komunikacji handlowej i logistycznej oraz księgowości z kontrahentami (EDI)
- Walidacja danych, w tym możliwość uzgodnień biznesowych między stronami przed wprowadzeniem e-faktury do KSeF
- Multi ERP – agregacja e-faktur z wielu systemów ERP przed ich dostarczeniem do KSeF
- Multi ERP – dostawa e-faktur pobranych z KSeF do kilku systemów ERP
- Archiwizacja E-faktury wraz z KSeF ID
- Notyfikacje – powiadomienia odbiorców o wystawionych e-fakturach oraz przesłanie obrazu e-faktury w formacie PDF
- Integracja z wykorzystaniem protokołów AS2, AS4, xFTP oraz API
Co zyskasz dzięki KSeF
- Uproszczone przepisy dotyczące fakturowania
- Zapobieganie nieprawidłowościom w obszarze podatków
- Przyspieszony zwrot VAT
- Bezpieczeństwo przechowywania faktur (nie zostaną zniszczone, nie zginą, co wyeliminuje też duplikaty faktur)
- Gwarancja, że faktura zawsze trafi do kontrahenta (co wpłynie na dynamikę i przyspieszenie obrotu)
- Jeden wzorzec wszystkich faktur
- Standaryzacja wzajemnych rozliczeń
- Dużo łatwiejsze księgowania faktur
- Docelowo brak konieczności przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA)
Krajowy System e-Faktur a PEF
W oczekiwaniu ostateczne wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur warto już teraz sprawdzić, jak działa funkcjonująca od 2019 roku ogólnopolska Platforma Elektronicznego Fakturowania PEF. Jest to narzędzie służące do realizacji obowiązku stosowania faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych. To właśnie dla przedsiębiorców i jednostek publicznych uruchomiono tę specjalną platformę do obiegu faktur ustrukturyzowanych, z której można bezpłatnie korzystać przez stronę internetową. Duże podmioty mogą zintegrować się z nią zintegrować, czyli automatycznie pobierać faktury z systemu.
Platforma PEF realizuje cel przyjmowania faktur elektronicznych na linii instytucje publiczne a biznes. Cel ten wynika z wypełnienia nałożonego na Polskę i inne kraje członkowskie Unii Europejskiej obowiązku wdrożenia Dyrektywy 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych.
