Czy nadszedł czas na zmianę?

Przejście z Web EDI na zintegrowane rozwiązanie

Nawet niezawodne technologie, takie jak EDI, muszą od czasu do czasu podlegać zmianom. Jednym z przykładów jest przejście z Web EDI na zintegrowane rozwiązanie. Kiedy warto podjąć taki krok? I jak się go wdraża?

Dla małych firm lub start-upów Web EDI jest doskonałym rozwiązaniem na poziomie podstawowym do wymiany dokumentów z poszczególnymi partnerami biznesowymi za pośrednictwem EDI w prosty i opłacalny sposób. Po pewnym czasie warto jednak zadać sobie następujące pytania: Czy liczba partnerów biznesowych EDI wzrosła? Czy liczba transakcji jest wysoka pomimo mniejszej liczby partnerów biznesowych? A może specyficzne wymagania (np. dotyczące dostaw za granicę lub złożonych awiz wysyłkowych) stały się bardziej wymagające?

W takim przypadku Gerd Marlovits, dyrektor generalny EDITEL, zdecydowanie zaleca „przeanalizowanie, czy zintegrowane rozwiązanie może być łatwiejszym i bardziej przyjaznym dla zasobów podejściem”. Zakłada to staranną integrację z istniejącym systemem ERP, tak aby wszystkie procesy zaopatrzenia w towary mogły być obsługiwane automatycznie. „Jest rzeczą oczywistą, że takie wdrożenie wiąże się ze sporym początkowym wysiłkiem” – powiedział Marlovits. A jednak z wieloletniego doświadczenia wie, że „szybko się to zwraca i, o ile mi wiadomo, żaden z naszych klientów nigdy nie żałował tej zmiany”.

Znalezienie odpowiedniego czasu

Właściwy czas na przejście z Web EDI na zintegrowane rozwiązanie różni się w zależności od firmy. Wielu klientów EDITEL skorzystało na przykład z możliwości przejścia na nowy system ERP, aby zająć się wszystkim naraz. Jednym z przykładów jest Dorfinger, największy producent ziemniaków, cebuli i czosnku w Dolnej Austrii. Jako dostawca do wszystkich głównych sieci detalicznych, który współpracuje ze 150 rolnikami, „płynna komunikacja biznesowa jest najważniejsza” – powiedział kierownik operacyjny firmy Karlheinz Zelinger.

Dorfinger wdrożył nowy system ERP traceNET firmy activeIT. Jednocześnie przeszła z rozwiązania Web EDI na rozwiązanie zintegrowane. Dla pana Zelingera jest to ważny krok w kierunku modernizacji. „Wszystko działa teraz znacznie wydajniej” – powiedział, podkreślając łatwość obsługi systemu: „Rozwiązanie jest bardzo łatwe w użyciu w naszej codziennej działalności, dlatego wszyscy są z niego bardzo zadowoleni”.

Tworzenie zasobów

Prywatna destylarnia Hellerschmid z siedzibą w Wachau również wykorzystała przejście na nowy system ERP jako okazję do integracji EDI. Bernhard Hellerschmid, który jest trzecim pokoleniem swojej rodziny prowadzącym firmę, widzi największą korzyść „przede wszystkim w zaoszczędzonym czasie. Podczas gdy pracownicy spędzali około pół godziny na wprowadzaniu danych, począwszy od informacji o zamówieniu, a skończywszy na wysyłce, teraz wszystko to można zrobić, naciskając tylko jeden przycisk!”. Jego rada dla każdego, kto rozważa taką zmianę, to „zaplanowanie z wyprzedzeniem każdego możliwego scenariusza i zaangażowanie jak największej liczby partnerów handlowych. Pozwoli to zaoszczędzić wiele czasu i wysiłku w późniejszym czasie”.

W Orbis Handels GmbH w Dolnej Austrii rosnąca liczba dokumentów była głównym powodem przejścia na zintegrowane rozwiązanie EDI. Każdego miesiąca z siecią sklepów DIY OBI wymienianych jest około 500 zamówień. Według Michaeli Prokesch, pracownika biura w Orbis, „bez automatycznej integracji dokumentów byłoby to dla nas nie do opanowania”. Ponadto, według pani Prokesch, wystąpił również pozytywny efekt uboczny: „Cyfryzacja awiz wysyłki i faktur była czymś, co zaspokajało potrzeby naszych klientów. Dzięki temu wzmocniliśmy nasze relacje z klientami”.

Porównanie internetowego EDI i zintegrowanego rozwiązania