Faktura ustrukturyzowana a obraz faktury w formacie PDF
Jakie obligatoryjne elementy powinna zawierać faktura wystawiana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur? Jaka jest różnica pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a fakturą w formacie PDF?
W art. 2 pkt 32a ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: VAT) zapisano definicję faktury ustrukturyzowanej. Zgodnie z nią faktury ustrukturyzowane to faktury, które są wystawiane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie.
W uzasadnieniu do ustawy w punkcie odnoszącym się do definicji, zapisano: „Istotne jest, aby dane przekazane nabywcy były zgodne z danymi wprowadzonymi do KSeF-a, tak aby obie strony transakcji posługiwały się dokumentem o tożsamej zawartości pod względem merytorycznym. Faktura taka może mieć tradycyjną postać papierową lub elektroniczną jeśli nabywca wyraził zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, mimo że nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w KSeF”.
Z kolei projektowany art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT nakłada na podatnika (zarówno wystawcę faktury, jak i nabywcę) obowiązek oznaczenia faktury ustrukturyzowanej w przypadku użycia jej poza Krajowym Systemem e-Faktur. Sposób oznaczania e-faktury zostanie uregulowany w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o VAT. Rozwiązanie to będzie opierało się na założeniu, że podatnik będzie zobowiązany każdą e-fakturę, w momencie jej wizualizacji, oznaczać kodem weryfikującym. Natomiast KSeF zapewni funkcjonalność umożliwiającą poprzez ten kod weryfikację, czy dana faktura została wystawiona w KSeF oraz czy dane w niej zawarte są poprawne. Podatnik oznaczać będzie każdą zwizualizowaną fakturę np. w formacie PDF lub w postaci papierowej kodem weryfikującym. Jak czytamy w uzasadnieniu do ustawy: „Zaletą takiego rozwiązania jest w zasadzie niezmienianie obecnych praktyk przekazywania faktur np. na maila za gaz, prąd, telefon itp., a jednocześnie potwierdza zgodność dokumentu z fakturą, która znajduje się w KSeF. Jeśli faktura ustrukturyzowana używana poza KSeF nie zostanie oznaczona QR kodem istnieje prawdopodobieństwo, że została wystawiona poza KSeF lub wystawił ją podmiot nieuprawniony, stąd wypełnienie tego obowiązku jest istotne w relacjach pomiędzy podmiotami biorącymi udział w obrocie gospodarczym”.
Wynika z tego, że w przypadku wizualizacji faktury dla kontrahenta (np. wydrukowanie lub wizualizacja PDF) w celu zapewnienia jej integralności, wymagane jest oznaczenie takiej wizualizacji specjalnym kodem QR. Oznaczenie e-faktury kodem weryfikującym w formie kodu QR, powinno następować każdorazowo po zwizualizowaniu jej w programach komercyjnych lub bezpłatnych narzędziach, które udostępni Ministerstwo Finansów.
Każda wizualizowana faktura musi zostać oznaczona kodem QR, nawet jeżeli nie zakładamy, że odbiorca będzie go skanował. Oznacza to, że również w transakcjach międzynarodowych (WDT, eksport) kod musi pojawić się na dokumencie. Nie ma jednocześnie konieczności drukowania kodu na fakturach wizualizowanych na cele wewnętrzne (np. dla celów akceptacji czy obiegu dokumentów).
Faktura ustrukturyzowana pozwala na uwzględnienie tylko tych informacji, na które pozwala ustawodawca.
Mając na uwadze przytoczone zapisy z ustawy i uzasadnienia do niej – obraz faktury powinien być zgodny z samą fakturą zamieszczoną w KSEF.
Pośrednio, wynika to również z poniższych regulacji zapisanych w ustawie:
- Fakturą będzie plik .xml,
- W strukturze FA(1,2) nie jest przewidziane pole zawierające numer KSeF faktury ustrukturyzowanej. Zatem nie będzie on znajdował się na wydruku faktury – uzasadnienie do ustawy, zmieniającej ustawę VAT z 10.2021 roku
- W okresie obligatoryjnym (od 1.7.2024) forma papierowa/pdf nie będzie miała już żadnej mocy prawnej, jedynie może być obrazem faktury wystawionej w KSeF. Stąd dopuszczalny jest tryb, gdzie faktura jest generowana w KSeF (co potwierdzone jest nadaniem unikalnego identyfikatora KSeF) a wydruk papierowy, czy pdf obrazujący e-fakturę, przekazywany jest do nabywcy.
Aktualnie, trwają dyskusje prawne czy taki obraz musi być ograniczony do danych w KSeF, czy też można na nim umieszczać dodatkowe informacje, które nie są przekazywane do KSeF.
