ISS Austria: Portal dla wszystkich dostawców

EDI dla wszystkich?

Tak, to możliwe! Wszystko, czego potrzeba, to internetowy portal dla dostawców, który sprawia, że wymiana danych z klientem jest dziecinnie prosta dla wszystkich uczestników. ISS Austria pokazuje, jak to się robi.

Pod marką „taste’njoy” ISS Austria, międzynarodowy lider rynku usług dla obiektów, od 2017 roku oferuje również catering pracowniczy premium. ISS oferuje tę koncepcję F&B w ponad 20 lokalizacjach w całej Austrii, w tym w ogólnodostępnej restauracji w Wiedniu. Na przykład w ubiegłym roku przygotowano łącznie 1,8 miliona posiłków bezpośrednio w lokalach klientów. Aby tak się stało, „potrzebujemy wielu świeżych i wysokiej jakości składników od wybranych dostawców” – powiedział Martin Rainer, Category Manager Food & Beverage w ISS Austria. Dostawcy ci są bardzo zróżnicowani, co oznacza, że mają również różne środowiska IT. W celu wymiany danych – w branży gastronomicznej odbywa się to głównie za pomocą katalogu artykułów (PRICAT) – ISS szukała rozwiązania, które odpowiadałoby wszystkim potrzebom, „mając na celu komunikację ze wszystkimi partnerami biznesowymi we wspólnym języku” – wyjaśnił Rainer. W zakresie zakupów towarów ISS Austria polega na rozwiązaniu EDI firmy EDITEL, które jest bezpośrednio zintegrowane z jej systemem ERP. Rozwiązanie to zostało wprowadzone w zeszłym roku. Natychmiast ułatwiło ono ISS wymianę danych z partnerami biznesowymi, którzy mieli już połączenie EDI. We współpracy z EDITEL znaleziono równie odpowiednie rozwiązanie dla wszystkich dostawców, którzy nie korzystają z EDI z powodów technicznych lub finansowych, głównie dlatego, że są małymi firmami: portal dla dostawców!

Podążanie w tą samą stronę 

„Portal dla dostawców sprawia, że uczestnictwo w cyfrowych procesach biznesowych jest łatwe i opłacalne dla każdego partnera biznesowego, niezależnie od tego, czy jest on gotowy na EDI, czy nie” – powiedział Markus Zens, analityk aplikacji w EDITEL, który specjalizuje się w opracowywaniu takich rozwiązań. Chociaż portal internetowy jest łatwy w użyciu dla dostawców, ponieważ wymaga jedynie dostępu do Internetu, podczas jego konfiguracji należy zwrócić uwagę na szczegóły. Ostatecznie należy wziąć pod uwagę wszystkie specyficzne potrzeby klienta. Według pana Zensa, najważniejszą rzeczą jest „zdecydowanie przyjazność dla użytkownika”. Oznacza to, że portal musi być tak prosty i atrakcyjny wizualnie, aby użytkownicy od razu wiedzieli, gdzie wprowadzić jakie informacje”. W przypadku ISS głównym wyzwaniem były dane artykułów: „Każdy dostawca inaczej rozumiał formularz wprowadzania artykułu, w zależności od tego, czy wycena była wcześniej dokonywana w kilogramach, jednostkach, czy w opakowaniach zbiorczych. Trzeba było to wyjaśnić, aby dostawcy i klienci mieli dokładnie takie samo zrozumienie ceny artykułu” – powiedział Zens. Wymagało to od ISS i EDITEL indywidualnych ustaleń z konkretnymi dostawcami podczas realizacji projektu. Opierając się na wieloletnim doświadczeniu, pan Zens zaleca „przeanalizowanie wszystkich procesów i ich idealną standaryzację” przed wdrożeniem portalu dla dostawców, co pozwoli wyeliminować ewentualne błędy, zanim do nich dojdzie. Kierownictwo ISS jest przekonane, że wysiłek się opłaca: „Gdy już wszystko zostanie zrobione jak należy, pozostaje nam tylko dbać o dane dotyczące artykułów” – powiedział Martin Rainer.

Jak to działa

W pierwszej fazie, wprowadzonej latem tego roku, 15 dostawców ISS Austria zaczęło korzystać z nowego portalu, wymieniając zamówienia (ORDERS), awiza wysyłki (DESADV) i katalogi artykułów (PRICAT) wyłącznie w formacie cyfrowym. „Nasze procesy są teraz znacznie szybsze, ponieważ cała papierowa obsługa i związane z nią ręczne wpisy należą już do przeszłości” – powiedział Harald Denk, Head of Country IT w ISS Austria. Harald Denk jest również bardzo zadowolony z zaplecza technicznego rozwiązania: „Instalacja i utrzymanie tego portalu nie wymaga żadnego wysiłku ani od naszych dostawców, ani od nas. Wszystkie dane są przesyłane w bezpiecznym środowisku”. Martin Rainer uważa, że cel, „a mianowicie znalezienie w pełni funkcjonalnego rozwiązania, z którego wszyscy dostawcy chętnie korzystają”, również został osiągnięty. Jego zdaniem jest to wynik „dobrej współpracy z EDITEL”, a w szczególności „specjalistycznej wiedzy i elastyczności całego zespołu”, jak podkreślił. ISS Austria wyznaczyła już sobie kolejne cele na przyszłość: firma planuje wymianę faktur (INVOIC) za pośrednictwem portalu dla dostawców i rozważa podłączenie innych obszarów biznesowych, w tym dostawców z branży zarządzania obiektami.