Komunikacja EDI w FOMAR FRICTION – prognoza trwałości biznesowej

Fomar Friction to część amerykańskiego holdingu MAT Holdings Inc., producent klocków, okładzin i tarcz hamulcowych do samochodów osobowych, ciężarowych i użytkowych. Od 2014 roku korzysta z powodzeniem z komunikacji EDI wdrożonej przez EDISON SA.

Początek współpracy

Współpraca między Fomar Friction a EDISON SA rozpoczęła się w 2014 roku. W początkowej fazie projektu skupiono się na reorganizacji procesu tradycyjnego po stronie Fomar Friction w zakresie odbierania zamówień i wysyłania faktur oraz wypracowaniu procesów kontrolnych. Następnie utworzone zostało środowisko testowe EDI dla pierwszego klienta oraz uruchomiono komunikaty EDI: ORDERS i INVOIC. Dotychczasowy, tradycyjny sposób obsługi dokumentów był niewystarczający z kilku powodów. Po pierwsze, często pojawiały się tzw. błędy ludzkie wynikające z manualnego przetwarzania dokumentów. Druga sprawa to brak bezpieczeństwa przesyłania danych w związku z dodawaniem ważnych dokumentów w postaci załączników do maila. Po trzecie – mnogość form komunikacji przekładająca się na chaos i brak pełnej kontroli nad prowadzonymi projektami. Komunikacja EDI rozwiązała wszystkie te problemy.

Optymalizacja procesów poprzez wdrożenie EDI

Wprowadzenie komunikacji EDI przełożyło się na optymalizację procesów, a to z kolei na większe oszczędności. Wyeliminowano konieczność ręcznego wprowadzania danych, zminimalizowano ryzyko popełnienia błędów, dzięki czemu wolne zasoby ludzkie można było alokować w bardziej efektywny sposób. W rezultacie przełożyło się to na znacznie wyższą niż dotychczas efektywność przedsiębiorstwa. Świadczą o tym dane statystyczne. Klienci Fomar Friction zamawiają średnio miesięcznie 1890 linii produktowych. Obsługa manualna 1 klienta trwa średnio 216 minut. Z pomocą EDI czas ten skraca się do 55 minut. Z racji, że projekt trwa już osiem lat to spokojnie można wnioskować także o zyskach długoterminowych. Co roku Fomar Friction odnotowuje wzrosty sprzedażowe zarówno w sektorze PV, jak i CV.

EDI to wysoka efektywność przedsiębiorstwa

Kolejnym etapem wspólnego projektu było uruchomienie komunikacji EDI z kontrahentami eksportowymi bez względu na kraj pochodzenia. Ujednolicono standardy komunikacji, aby integracja systemowa partnerów handlowych mogła przebiegać jak najbardziej płynnie i sprawnie. Wdrożono przy tym procesy kontrolne, umożliwiające całodobowy monitoring procesów przewidzianych w projekcie. Faza produkcyjna zakładała, iż wdrożone komunikaty EDI będą jedynymi dokumentami wiążącymi w procesie.

Uruchomiono także SAFE, czyli System Archiwizacji Faktur Elektronicznych. Jak sama nazwa wskazuje, usługa ta daje gwarancję bezpieczeństwa archiwizacji e-faktur. Na początku objęto nią 151 klientów do SAFE, a następnie 40 odbiorców e-faktury w Polsce i 35 w pozostałych krajach Unii Europejskiej.

Bilans korzyści wynikający z wdrożenia EDI

Uruchomienie komunikacji EDI przełożyło się na pełną integrację procesów biznesowych. EDI ujednoliciło język komunikacji. Zastosowano szyfrowane łącze w obrębie całej komunikacji. Usprawniony został także łańcuch dostaw, zachowując równocześnie pełną kontrolę nad wszystkimi jego procesami. Podsumowując, całkowity bilans korzyści z wdrożenia EDI przedstawia się następująco: optymalizacja procesu produkcyjnego, obniżenie kosztów, eliminacja ryzyka wystąpienia błędu, poprawa przepływu danych (w obrębie przedsiębiorstwa i na zewnątrz) i controlling operacyjny. Dużą zaletą jest także oszczędność czasu widoczna m.in. w skróconym czasie realizacji zamówienia czy eliminacji wielokrotnego drukowania dokumentów. Wszystkie te korzyści przełożyły się na wzrost efektywności Fomar Friction.