Krajowy System e-Faktur – wyzwania i potencjalne korzyści dla przedsiębiorców

W przyszłym roku Krajowy System e-Faktur będzie obligatoryjną platformą do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną w każdym przedsiębiorstwie. KSeF przyniesie korzyści, a także wyzwania, z którymi będzie musiał się zmierzyć nie tylko dział księgowości, ale również cały zespół w firmie.

Na podstawie informacji płynących z Ministerstwa Finansów Polska jest czwartym krajem w Unii Europejskiej, który udostępnia przedsiębiorcom tzw. e-faktury w ramach e-usług administracji publicznej. W latach 2017-2019 system ten wdrożyły Włochy, Hiszpania oraz Portugalia. Na stronach resortu finansów widnieje informacja, o tym, że e-faktura jest nowoczesnym narzędziem rozliczeniowym oraz kolejnym etapem cyfryzacji usług organów skarbowych.

Jest to rozwiązanie, którego wdrożenie nie pozostanie obojętne dla organizacji. Wejście w KSeF, jest procesem, który obejmie wszystkie obszary działalności firmy. Wdrożenie KSeF nie jest sprawą tylko działu księgowości. Przedsiębiorcy powinni mieć świadomość, że system będzie dotyczył każdego pracownika w firmie.

Nie ulega wątpliwości, że KSeF stanowi duże ułatwienie dla organów podatkowych, ponieważ dostarcza im nowe narzędzia do przeciwdziałania nieprawidłowościom w obszarze rozliczeń publicznoprawnych. Dzięki analizom big data (czyli przetwarzaniu dużych zbiorów danych w celu uzyskania szczegółowych informacji) administracja skarbowa będzie mogła szybciej i sprawniej identyfikować oszustów podatkowych. Według Ministerstwa Finansów KSeF ma również znacznie zwiększyć bezpieczeństwo rozliczeń w obrocie gospodarczym i ułatwić przedsiębiorcom obrót fakturami.

KSeF to także ogromne wyzwanie, przed którym stają przedsiębiorcy.

Wdrożenie rozliczeń w ramach systemu KSeF wiąże się z koniecznością poczynienia działań dostosowujących przedsiębiorstwo do funkcjonowania w jego ramach. Mowa tu zarówno o sferze procesów finansowo-księgowych, jak i o obszarze technologicznym.

Koniecznością jest zatem:

1. dokonanie integracji posiadanych systemów księgowych z Krajowym Systemem e-Faktur,
2. aktualizacja posiadanych procedur (bądź stworzenie nowych), które są związane z prawidłowym obiegiem faktur,
3. modyfikacja funkcjonujących, do tej pory zasad związanych z wystawianiem oraz odpowiednim doborem, danych źródłowych do faktur.

Na chwilę obecną, najczęściej zgłaszanym problem jest opisanie od nowa procesów. Samo wystawienie e-faktury będzie odbywało się w sposób zautomatyzowany – już dziś dzieje się to w bardzo wielu dużych przedsiębiorstwach. Natomiast wyzwaniem będzie pobór dokumentów z KSeF, ich weryfikacja, a następnie akceptacja merytorycza. Ułatwieniem w tym zakresie jest dodanie przez ministerstwo do schematu ustrukturyzowanej faktury dodatkowych pól, które przedsiębiorcy mogą wykorzystać na podanie informacji mających pomóc w „rozszyfrowaniu” danych na otrzymywanej fakturze, np. numeru zlecenia, numeru zamówienia czy innych elementów identyfikujących zakup.

Ponadto ogromnym wyzwaniem na dziś jest niepewność:

• co do ostatecznego kształtu proponowanych rozwiązań w zakresie KSeF,
• struktury plików XML. Obecnie integracja z KSeF ma charakter nieobowiązkowy (system będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 r.) i na tym etapie wprowadzane są jeszcze modyfikacje w strukturze pliku faktury. Jako producent KSeF CONNECT śledzimy wszelkie komunikaty dotyczące zmian w KSeF i na bieżąco dostosowujemy system do tych wymogów.

Sporym trudem przy tworzeniu narzędzia KSeF CONNECT było zaprojektowanie go w taki sposób, aby nie wymagało ono od użytkowników wykonywania dużej liczby dodatkowych czynności. Przy projektowaniu rozwiązania mieliśmy na uwadze wygodę pracy użytkowników, a także możliwość zautomatyzowania procesów związanych z wysyłką i pobieraniem faktur z KSeF.

Wydaje się również, że osoby odpowiedzialne w firmie za kwestie finansowo-księgowe powinny przejść szkolenia wdrażające w funkcjonowanie w ramach KSeF. Konieczne będzie także wprowadzenie poprawnie funkcjonującego systemu rozliczeń, poprzedzone testami całego procesu. Powyższe z pewnością będzie wiązało się z poniesieniem nakładów czasowych i finansowych na adaptację organizacji do nowego środowiska. Konieczne stanie się również odpowiednie „przetestowanie” (w strukturze danego podmiotu) potencjalnego nowego podziału ról czy zakresu obowiązków poszczególnych pracowników.

Podkreślić jednak należy, że korzystanie z systemu umożliwi przeniesienie odpowiedzialności za pewną część obowiązków dokumentacyjnych na KSeF. Przedsiębiorcy korzystający z systemu, zostaną zwolnieni z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji (tę odpowiedzialność przejmie KSeF). Faktury będą przechowywane przez okres dziesięciu lat licząc od końca roku, w którym zostaną wystawione. Korzystanie z KSeF może zatem pozytywnie wpłynąć na redukcję części obowiązków administracyjnych przedsiębiorców (głównie związanych z gromadzeniem oraz odpowiednią archiwizacją faktur). Przedsiębiorcy będą mieli również pewność, że dana faktura nie zaginie bądź nie ulegnie zniszczeniu.

Rozliczenia w ramach KSeF mogą przyczynić się także do usprawnienia procesów fakturowania oraz księgowania operacji gospodarczych. Większa automatyzacja może zredukować czas przeznaczany na formalności przy dokonywaniu rozliczeń oraz prawdopodobnie ograniczy błędy przy wystawianiu faktur.

Zaletą faktur ustrukturyzowanych może być też ich ujednolicony wzór (taki sam format dokumentu dla wszystkich podatników). Dzięki temu możliwe będzie sprawniejsze weryfikowanie i porównywanie prawidłowości otrzymywanych dokumentów. Wydaję się też, że przesyłanie faktur w czasie rzeczywistym i potwierdzanie ich pozytywnej weryfikacji poprzez urzędowe poświadczenie odbioru (tzw. UPO) może wyeliminować spotykany w praktyce problem kwestionowania faktu otrzymania faktury przez jej odbiorcę.

Pewne jest, że przedsiębiorcy muszą być gotowi na przeprowadzenie szeregu zmian w swojej organizacji/strukturze, które umożliwią dostosowanie się do nowego sposobu rozliczeń i obiegu dokumentów. Czasu pozostało niewiele. Obowiązek korzystania z KSeF i co się z tym wiąże wystawianie i pobieranie faktur ustrukturyzowanych powili staje się faktem. Projekt wdrożenia KSeF, podobnie jak każdy kompleksowy projekt zawierający wiele zagadnień biznesowych i informatycznych, wymaga starannego zaplanowania i działania.